En mi experiencia, el consejo de administración es uno de los órganos más importantes en cualquier propiedad horizontal. Sin embargo, muchas veces se malentiende o se pasa por alto su verdadero papel. Según la Ley 675 de 2001, el consejo de administración es un órgano encargado de la gestión administrativa de la copropiedad, pero esto no significa que tenga la última palabra en todas las decisiones. Su papel es fundamentalmente de planeación, supervisión y control, velando porque se cumplan los fines de la persona jurídica.
He visto en múltiples ocasiones cómo se tiende a confundir su función, creyendo que el consejo puede actuar como si fuera un administrador más. Esto, lejos de ayudar, genera tensiones y conflictos internos. Por eso, es esencial entender que el consejo no gestiona directamente, sino que trabaja en conjunto con el administrador, garantizando que este actúe de acuerdo a los intereses de la copropiedad y dentro del marco legal.
Funciones y responsabilidades del consejo de administración según la Ley 675 de 2001
Cuando empecé a familiarizarme con las funciones del consejo, me sorprendió descubrir que, a pesar de su relevancia, la Ley 675 de 2001 no define tantas funciones específicas para este órgano de control. Por ejemplo, uno de los puntos más claros es la obligación de supervisar los estados financieros y el presupuesto general de gastos anualmente. He sido testigo de cómo el presupuesto no solo debe ser elaborado por el administrador, sino también revisado y ajustado por el consejo antes de presentarlo a la asamblea de propietarios.
Otro aspecto clave es la imposición de sanciones. El artículo 38 de la Ley 675 permite al consejo aplicar sanciones a los propietarios que no cumplan con el reglamento de propiedad horizontal, lo que a veces se convierte en una de las tareas más complicadas, ya que no siempre es fácil manejar estos conflictos. En algunas copropiedades donde he trabajado, este poder ha generado controversias, especialmente cuando los propietarios no están de acuerdo con las decisiones tomadas.
¿Cómo se integra el consejo de administración?
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En cuanto a su integración, la Ley 675 es clara: el consejo debe estar formado por un número impar de propietarios o sus delegados. Esto asegura que en caso de votación, nunca haya un empate. Desde mi perspectiva, la elección de los miembros del consejo es uno de los momentos más cruciales en la vida de una copropiedad. He visto asambleas enteras volverse tensas cuando se discute quiénes deben integrar el consejo, porque, al final del día, quienes son elegidos estarán manejando temas sensibles como el presupuesto, las sanciones y las contrataciones.
La ley también menciona que estos miembros deben ser elegidos de la asamblea de copropietarios. Es aquí donde surge la importancia de que los propietarios conozcan bien a quienes proponen para este órgano, ya que su actuación durante el período puede marcar una diferencia significativa en el bienestar de la comunidad.
La toma de decisiones en el consejo: el rol de las sesiones formales
Una de las cosas que más me llamó la atención cuando empecé a involucrarme en el consejo de administración fue la importancia de las sesiones formales. El artículo 54 de la Ley 675 es claro en este sentido: las decisiones del consejo solo son válidas si se toman en sesión, y no en conversaciones informales entre algunos de sus miembros.
Recuerdo una situación particular en la que un presidente del consejo intentó tomar una decisión importante basándose en conversaciones vía WhatsApp con algunos miembros. Esto generó bastante confusión y problemas posteriores, porque esas decisiones no fueron aprobadas de manera formal en sesión. Esto me enseñó que, aunque la tecnología ha avanzado mucho, la ley sigue siendo muy específica en cuanto a cómo deben tomarse las decisiones. Las sesiones del consejo no son una simple formalidad; son el espacio donde se delibera y se toma acción de manera oficial y vinculante.
El papel del presidente del consejo de administración
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Otra de las confusiones frecuentes que he notado es en torno al rol del presidente del consejo. A menudo se piensa que el presidente tiene más poder del que realmente le otorga la ley. En realidad, la única función específica que la Ley 675 de 2001 le asigna es firmar el contrato con el administrador. Aparte de eso, el presidente es simplemente un moderador de las reuniones, alguien que facilita la discusión, pero no toma decisiones por su cuenta.
He estado en varias reuniones donde los miembros del consejo y los copropietarios esperaban que el presidente actuara como un administrador, lo cual es un error. El presidente no gestiona la propiedad; su tarea es más de mediación y formalización de las decisiones que se tomen en conjunto durante las sesiones.
Relación entre el consejo de administración y el administrador
Una de las lecciones más importantes que he aprendido es que el consejo de administración y el administrador deben trabajar juntos, pero sin invadir las funciones del otro. Me ha tocado ver cómo el consejo de administración, en algunos casos, se involucra demasiado en las decisiones operativas, algo que en lugar de ayudar, genera conflictos.
El administrador es el representante legal de la copropiedad, y su rol es ejecutar las decisiones del consejo. No obstante, esto no significa que el consejo pueda dictar cada paso del administrador. Como órgano de control, el consejo debe asegurarse de que los recursos se gestionen correctamente y que los objetivos de la comunidad se cumplan, pero sin interferir en la ejecución diaria de las tareas del administrador.
Cómo evitar problemas en la gestión del consejo de administración
A lo largo de mi experiencia, he visto que muchos de los problemas en la gestión de una copropiedad surgen cuando los miembros del consejo no tienen claras sus responsabilidades o cuando se mezclan las funciones de los distintos órganos. Por eso, siempre insisto en que es fundamental que los miembros del consejo de administración conozcan bien la Ley 675 y el reglamento de propiedad horizontal de su copropiedad. Solo así podrán evitar los típicos conflictos que surgen por malentendidos sobre el alcance de su poder.
Límites del administrador en propiedad horizontal
En conclusión, el consejo de administración es vital para garantizar el buen funcionamiento de la copropiedad, pero su poder no es ilimitado. Es un órgano que debe actuar con responsabilidad y dentro del marco legal, siempre en beneficio de la comunidad y en coordinación con el administrador.