Cuando pienso en el rol de administrador de propiedad horizontal, me doy cuenta de que es mucho más que simplemente gestionar los bienes comunes. Es un trabajo que, con el tiempo, ha evolucionado para convertirse en algo más cercano a ser un gerente de comunidades, un papel que, en muchos aspectos, va mucho más allá de lo que establece la Ley 675.
He trabajado en la administración de propiedad horizontal durante varios años, y en ese tiempo, he llegado a entender que este oficio requiere no solo habilidades administrativas, sino también una comprensión profunda de las dinámicas sociales que se desarrollan dentro de cada conjunto residencial. Somos los garantes de la convivencia, aunque esto no esté explícitamente señalado en ningún reglamento.
El alcance del rol: Más allá de la gestión de bienes comunes
La Ley 675 establece que el administrador tiene la función de velar por los bienes comunes, recaudar cuotas, ejecutar presupuestos y mantener la infraestructura. Sin embargo, en mi experiencia, estas funciones son solo una parte de lo que realmente hacemos. Como administradores, gestionamos no solo bienes, sino personas. Nos enfrentamos a conflictos, mediamos en disputas entre vecinos y, a veces, hasta asumimos el papel de psicólogos cuando las tensiones dentro de la comunidad se intensifican.
Durante la pandemia, por ejemplo, me tocó vivir de primera mano cómo la administración de una propiedad horizontal se convirtió en algo similar a gestionar un hospital interno. Tuvimos que implementar medidas de contención, coordinar el acceso a los bienes comunes y asegurarnos de que los residentes, muchos de ellos en situación vulnerable, recibieran el apoyo necesario. Esto hizo evidente que nuestro papel es mucho más que el que dicta la ley; estamos al frente de la construcción de un tejido social que mantiene la convivencia en un entorno urbano.
¿Quién debe ser el administrador de propiedad horizontal?
Límites del administrador en propiedad horizontal
Funciones clave del administrador según la Ley 675
Por supuesto, no podemos ignorar los aspectos más técnicos del cargo. La Ley 675, que regula la propiedad horizontal en Colombia, define con precisión las responsabilidades de un administrador. Entre ellas se incluyen:
- Recaudar las cuotas de administración y mantener el fondo de reserva.
- Garantizar el buen estado de los bienes comunes, como ascensores, jardines y áreas recreativas.
- Velar por el cumplimiento de las decisiones de la asamblea de propietarios.
Estos aspectos son fundamentales, pero con el tiempo he aprendido que, para realmente generar valor en la comunidad, es necesario ir más allá de lo que se establece en el marco legal. Hay funciones no escritas que son igualmente vitales.
¿A quién responde el administrador de propiedad horizontal?
Uno de los aspectos más importantes del rol de administrador es saber a quién se debe responder y rendir cuentas. De acuerdo con la Ley 675, el administrador responde ante la asamblea de propietarios y, en muchos casos, también ante el consejo de administración.
En mi experiencia, este es un aspecto que requiere gran responsabilidad, ya que las decisiones que tomamos como administradores deben estar en línea con los intereses y las directrices de los propietarios y el consejo. La asamblea general es la máxima autoridad en una propiedad horizontal, y de ella se derivan las principales decisiones sobre la administración de los recursos comunes y el bienestar de la comunidad. Sin embargo, el consejo de administración, que es elegido por la asamblea, actúa como un intermediario y supervisor directo de las gestiones que realizamos día a día.
En varias ocasiones he tenido que coordinar con el consejo de administración para asegurar que las decisiones más delicadas se lleven a cabo de forma efectiva y sin contratiempos. Aunque el administrador es quien toma muchas de las decisiones operativas, es clave que siempre se sigan las directrices aprobadas en la asamblea, lo que asegura que las acciones estén alineadas con los intereses colectivos.
Duración del periodo del administrador: ¿Cuánto tiempo está en el cargo?
La duración del periodo del administrador de propiedad horizontal puede variar dependiendo de lo que estipule el reglamento interno de cada copropiedad. Esto es algo que la Ley 675 no establece de manera fija. He visto casos en los que el administrador es nombrado por un año, y en otros, donde el periodo puede extenderse hasta que se celebre una nueva asamblea o se nombre un reemplazo.
Lo recomendable, y que en mi experiencia he aplicado, es que se establezca claramente en el acta de nombramiento que la representación legal del administrador se mantendrá hasta que se produzca un nuevo nombramiento, evitando así vacíos administrativos que puedan perjudicar a la copropiedad. Esta claridad en el periodo no solo garantiza una gestión continua, sino que también facilita los trámites ante entidades externas como alcaldías y bancos, que requieren que la propiedad horizontal cuente siempre con un administrador legalmente certificado.
Un error común que he visto en muchas copropiedades es que se deja expirar el periodo del administrador sin haber hecho una renovación o nuevo nombramiento, lo que genera problemas legales. Lo ideal es tener un contrato claro y estipular en el reglamento interno la duración del periodo, para evitar vacíos de poder que puedan afectar el funcionamiento normal de la comunidad.
Asamblea General de Propiedad Horizontal: Todo lo que necesitas saberDeberes esenciales: Cómo el administrador contribuye a la convivencia y la seguridad
Uno de los mayores retos que enfrentamos los administradores es fomentar la convivencia pacífica dentro de las propiedades horizontales. Esta es una de las funciones no reconocidas oficialmente, pero que considero fundamental para el éxito del administrador. En mis años de experiencia, he aprendido que, si bien podemos tener todo el edificio impecable, si no existe una buena convivencia entre los propietarios, toda nuestra labor puede verse afectada.
Mediar en conflictos entre vecinos, organizar comités de convivencia y establecer normas claras que ayuden a mantener la paz son responsabilidades que, si bien no se encuentran en el papel, son esenciales para el buen funcionamiento de cualquier propiedad horizontal.
La evolución del administrador a gerente de comunidades
En mi opinión, la administración de propiedad horizontal ha evolucionado. Ya no somos solo administradores de bienes, sino que hemos asumido el rol de verdaderos líderes comunitarios. Esto se ha hecho aún más evidente durante situaciones de crisis, como la pandemia del COVID-19, donde tuvimos que diseñar estrategias creativas para garantizar la seguridad y el bienestar de los residentes, todo mientras manteníamos una gestión eficiente de los recursos.
Un ejemplo claro fue cómo, en muchos casos, tuve que coordinar la entrega de víveres y medicinas para residentes en aislamiento, todo mientras aseguraba que los servicios básicos como el aseo y la vigilancia se mantuvieran operativos. Gestionar una comunidad es mucho más que firmar cheques o hacer que las cuentas cuadren. Es liderar con empatía y visión.
Mediación y resolución de conflictos: Un pilar no escrito del administrador
Un aspecto fundamental que he observado es que los conflictos internos dentro de la comunidad son inevitables, pero nuestra labor no es tomar partido. Al contrario, nuestro papel es mediar y buscar soluciones que permitan a las partes involucradas convivir en paz. En este sentido, el administrador tiene una función política no oficial, algo que no está escrito en la ley pero que es vital: ser el garante de la convivencia.
He visto casos donde la falta de mediación adecuada puede escalar problemas simples, como discusiones sobre el uso de áreas comunes, en disputas mayores que afectan la armonía de todo el edificio. El papel del administrador aquí es clave: somos el punto de equilibrio que debe, con inteligencia y diplomacia, buscar soluciones que beneficien a todos sin crear tensiones.
El papel del administrador en tiempos de crisis: Reflexiones de la pandemia
Durante la pandemia, vi cómo el trabajo del administrador pasó a ser esencial para garantizar que las medidas de seguridad se cumplieran dentro de los edificios. No solo gestionamos el acceso de las personas a los bienes comunes, sino que nos convertimos en el primer filtro para contener posibles brotes de contagio. Si bien siempre hemos tenido un papel protagónico en la comunidad, esta crisis nos puso en el centro de la atención.
El 70% de los residentes de Bogotá viven en propiedad horizontal, lo que significa que una gran parte de la contención del virus dependía directamente de la eficiencia de los administradores en gestionar su entorno. Sin nuestra intervención activa, muchas de las medidas del gobierno hubieran sido imposibles de implementar de manera efectiva.
La importancia de la comunicación y el trabajo en equipo en propiedad horizontal
Algo que me quedó muy claro con el tiempo es que la comunicación efectiva es uno de los pilares para ser un buen administrador. No es suficiente hacer las cosas bien; es crucial que la comunidad esté informada de cada paso que se toma. Durante situaciones complicadas, como la pandemia, tener una comunicación fluida con los residentes fue vital para evitar el caos y asegurarnos de que todos comprendieran las medidas que se estaban implementando.
Además, el trabajo en equipo con el consejo de administración y los comités de propietarios es fundamental. La gestión de una comunidad no puede recaer en una sola persona, y es por eso que el administrador debe liderar, pero también coordinar los esfuerzos de otros actores importantes dentro de la comunidad.
Conclusión: El administrador, un actor clave en la construcción de ciudadanía
En resumen, el administrador de propiedad horizontal no solo gestiona bienes, también gestiona personas, conflictos y, en última instancia, construye ciudadanía. Mi experiencia me ha enseñado que la verdadera labor de un administrador no está completamente escrita en ninguna ley o reglamento. Va más allá: somos líderes comunitarios, responsables no solo de mantener las áreas comunes en buen estado, sino de crear un entorno donde las personas puedan convivir pacíficamente.
¿Un inquilino puede pertenecer al consejo de administración?Y es en esa convivencia donde reside el verdadero valor de nuestro trabajo. Porque al final del día, cuando la convivencia fluye, todo lo demás lo hace también.